Vacature ambtelijk secretaris van Lionsclubs Nederland MD 110

De gouverneursraad is op zoek naar een Lion die met ingang van het Lionsjaar 2020-2021 invulling kan geven aan deze belangrijke functie.

De huidige ambtelijk secretaris (AS) heeft aangegeven om persoonlijke redenen zijn functie aan het einde van dit Lionsjaar neer te leggen.

Doel en taken van de functie van AS staan hieronder beschreven. Nadere informatie kan worden ingewonnen bij ambtelijk secretaris Henk Vlot.

Conform de afspraken binnen het MD 110 loopt de procedure voor deze MD-functie langs de Benoemingsadviescommissie ('Nominating Committee').

Doel van de functie

De ambtelijk secretaris (AS) vormt samen met de ambtelijk penningmeester het ondersteuningsteam van de Gouverneursraad (GR) gedurende zijn of haar zittingstermijn(en). De AS werkt primair samen met en in opdracht van de bestuurlijk secretaris (BS-GR) en de voorzitter van de GR (Council Chairperson, CC) en zorgt voor een soepel verloop van de administratieve processen binnen de Lionsorganisatie op MD-niveau. Hij/zij verricht uitvoerende secretariaatswerkzaamheden ter ondersteuning van de CC en de BS-GR in aanvulling op de werkzaamheden die door de ondersteunende serviceorganisatie Cantrijn worden uitgevoerd (vastgelegd in een jaarlijks Service Level Agreement).

Ter ondersteuning van de besluitvorming van de GR zorgt de AS ervoor dat relevante informatie uit de MD statuten, het Huishoudelijk Reglement en eerdere MD besluiten beschikbaar is; waar van toepassing moet rekening worden gehouden met de Constitution en By-Laws van Lions Clubs International (LCI).

Het is een proactieve staffunctie, waarbij het gaat om uitvoerende werkzaamheden die elk verenigingsjaar terugkeren. De bestuurlijke aansturing geschiedt door de BS-GR. De zittingstermijn is drie jaar met de mogelijkheid van éénmaal verlenging van nog drie jaar.

De ambtelijke secretaris neemt initiatieven ter optimalisatie van de inhoud, uitvoering en inkadering binnen Lions NL van de functie en van de werkrelatie met Cantrijn. Hij/zij is servicegericht en kan goed functioneren in een team.

Taken

  • Stelt in overleg met de CC de agenda voor de vergaderingen van de GR op en neemt daaraan deel, waarbij de verslaglegging wordt verzorgd door Cantrijn. Controleert samen met de BS-GR het door Cantrijn opgestelde verslag en actualiseert samen met Cantrijn de Actielijst, de Besluitenlijst en het Besluitenregister naar aanleiding van de GR vergaderingen.
  • Verzorgt op verzoek van en in overleg met de CC de uitnodigingen voor en verslaglegging van (in)formele bijeenkomsten van de GR met andere landelijke teams, zoals de VDG’s, de Raad van Advies (RvA), de MD-coördinatoren en het bestuur van VLCN.
  • Zorgt voor een soepel verloop van de administratieve processen met inbegrip van de contacten met Cantrijn.
  • Draagt zorg voor een toegankelijke en actuele digitale opslag van Lionsclubs Nederland op MD-niveau.
  • Verzorgt de diverse schriftelijke communicatie met het hoofdkantoor van Lions Clubs International in Oak Brook en bewaakt de correspondentie tussen Lions NL en Lions International.
  • Is samen met de BS-GR verantwoordelijk voor het organiseren, voorbereiden en uitvoeren van de Nationale Conventies.
  • Bevordert de continuïteit in de bestuurlijke processen van de GR door het actueel houden van de digitale opslag (ownCloud) d.m.v. het daarin tijdig plaatsen van verslagen, overdrachtsprotocollen en overige relevante documentatie.
  • Is verantwoordelijk voor het actueel houden en bewaken van het overzicht van de zittingstermijnen van MD functionarissen en adviseert GR leden over in dat kader te nemen acties.
  • Vervult de functie/rol van 'het collectieve geweten' van de Lionsorganisatie in Nederland.
  • Is functioneel beheerder van de MD map in ownCloud, het digitale opslagsysteem van Lionsclubs Nederland en zorgt voor optimalisering van de inhoud en gebruik van de daarin beschikbare informatie. De AS heeft als enige schrijfrechten op deze map (1. Landelijk MD 110).
  • Beheert de e-mailbox info@lions.nl. Afhankelijk van de inhoud van in die mailbox ontvangen mails neemt de AS zelf actie of activeert hij/zij de betreffende Lionsfunctionaris.

Naar schatting is het tijdsbeslag van de functie gemiddeld zo’n 10 à 15 uur per week.

Uw reacties kunt tot uiterlijk 15 juni 2020 sturen aan de secretaris van de GR, Joop Siemers

Geplaatst 16 mei 2020