FAQ

SICTA FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

 

 

 

Deze SICTA FAQ geeft antwoorden op veel gestelde vragen op het gebied van IT of administratie voor de Vereniging van Lionsclubs Nederland.

Vragen of aanvullingen aangaande deze FAQ kunnen gesteld worden via sicta@lions.nl

 

ALGEMEEN

Waar staat SICTA eigenlijk voor?

SICTA is een afkorting van Secretariaat Informatie Communicatie Technologie en Administratie.

Wat is het doel van SICTA?

SICTA draagt er zorg voor dat er een efficiënte secretariële en administratieve ondersteuning voor de Lionsorganisatie MD 110 wordt gerealiseerd. Daarnaast realiseert SICTA een adequate infrastructuur voor MD 110 en haar leden. Tevens biedt SICTA een platform aan districtsfunctionarissen ter bevordering van wederzijdse inbreng en het creëren van draagvlak op het gebied van secretariaat, ICT, administratie en communicatie.

Welke functies heeft SICTA?

SICTA is verantwoordelijk voor:

  • Het ontwerpen en beheren van processen en procedures voor het goed uitvoeren van de secretariële en administratieve organisatie van de Lionsorganisatie MD 110
  • het ontwerpen, aanbesteden en beheren van de ICT-structuren binnen de Lionsorganisatie MD 110; dit met name gericht op de techniek van deze structuren en na goed overleg met de gebruikers
  • het goed functioneren van het ledenadministratiesysteem LOLAS, Lions Online Leden Administratie Systeem
  • de hardware en software die gebruikt wordt voor de administratie (LOLAS)
  • het interne mailsysteem
  • de administratieve interface met LCI te Oak Brook

Wie zitten er in SICTA?

Binnen SICTA kennen we de volgende functies:

  • De voorzitter van SICTA, MD-functie
  • De districtsinformatiemanagers, elk district heeft een eigen informatiemanager
  • De LOLAS-beheerder, MD-functie, onderhoud ledenadminstratie systeem
  • De mailmaster, MD-functie
  • De ICT-beheerder, MD-functie, op dit moment ondergebracht via een SLA bij een derde partij
  • De ownCloud-beheerder, MD-functie

 

LOLAS

Wat is LOLAS?

LOLAS is het Lions Online Leden Administratie Systeem

Wie heeft welke rechten in LOLAS?

  1. Een Lionslid kan informatie over leden, clubs en districten verkrijgen. Tevens kan hij de eigen persoonlijke gegevens wijzigen. Het Lionslid moet daarvoor ingelogd zijn met zijn e-mailadres en persoonlijk wachtwoord.
  2. De clubsecretaris (CS) heeft meer mogelijkheden dan het Lionslid, hij/zij kan bijv. informatie van de club en van de leden wijzigen en overzichten opvragen. Hij/zij is verantwoordelijk voor het actueel houden van alle clubinformatie.
  3. De districtssecretaris (DS) heeft weer meer mogelijkheden dan de clubsecretaris. Hij/zij kan bijv. informatie betreffende de clubs, de leden, het district en overzichten opvragen en kan in plaats van de CS treden. Hij/zij is verantwoordelijk voor het actueel houden van alle informatie betreffende het district.
  4. De districtsinformatiemanager (IM). Deze districtsfunctionaris, bereikbaar via im110xx@lions.nl * en district110xx@lions.nl* kan nieuwe clubs aanmaken, districtsoverzichten verkrijgen, in de plaats treden van de CS en de koppeling van LOLAS met Lions Clubs International onderhouden. Hij moet daarvoor ingelogd zijn met zijn e-mailadres en persoonlijk wachtwoord. (* ipv. xx de letters van het district invullen, dus an, az, bn, bz, co of cw)
  5. Het ‘Kantoor’ (landelijk). Dit is de aanduiding voor de landelijke functies, waarvan een groot deel door het Lionskantoor worden uitgevoerd. Onder dit punt zullen ook de functies voor de Commissie Communicatie en Marketing tbv verzending van LION magazine worden behandeld.

Wat zijn de belangrijkste functies van LOLAS?

  • LOLAS beheert de gegevens van alle Lionsleden in Nederland.
  • LOLAS beheert de inloggegevens en is gekoppeld aan de website www.lions.nl , ownCloud en de Lions-app.
  • LOLAS zorgt (1x per 24 uur) voor de synchronisatie van de Nederlandse gegevens met de registratie van Lions Clubs International in Oak Brook, USA. Dit binnen de kaders van de GDPR regels zoals gelden binnen de EU.
  • In LOLAS zijn per club, district en landelijk alle functies vastgelegd. Op basis van deze functies worden alle rechten in de gekoppelde systemen beheerd. Dus een lid met binnen LOLAS de functie clubsecretaris kan ook de gegevens van de club zelf muteren.
  • In LOLAS zijn naast de gegevens van alle leden ook de gegevens van alle clubs vastgelegd. Ook deze worden gesynchroniseerd met Lions Clubs International.

 

WEBSITE

Waar kan ik de website van Lionsclubs Nederland vinden?

De website is te benaderen via www.lions.nl.

Wie kan gegevens plaatsen op deze website?

Dat is verschillend per onderdeel. Generiek is de landelijke webmaster (webmaster@lions.nl) beheerder van alle content op de website. Voor clubsites (https://clubnaam.lions.nl) is het Lionslid binnen de club met de rol webmaster gemachtigd om de inhoud aan te passen. Voor districtspagina’s is de informatiemanager van dat district beheerder van de pagina.

Wat kan ik allemaal vinden op de website?

Dat is te veel om op te noemen. Een deel van de content is openbaar en een ander deel wordt pas zichtbaar na inloggen. Dat laatste kan met dezelfde gegevens als ook wordt gebruikt bij LOLAS om in te loggen. Ook inschrijven voor bijvoorbeeld conventies of winkelen in onze webshop kan pas na inloggen op de website.

 

OWNCLOUD

Wat is ownCloud?

‘ownCloud’ is onze eigen virtuele dataschijf met alle bestanden van Lionsclubs Nederland, de districten en van veel clubs. Maar nog lang niet alle clubs maken gebruik van deze mogelijkheid tot veilige opslag van gegevens in de ownCloud.

Waar kan ik ownCloud vinden?

De Lions ownCloud  is te benaderen via https://archief.lions.nl en vervolgens dezelfde gegevens als je ook voor LOLAS gebruikt. Welke mappen je daarna in beeld krijgt is geheel afhankelijk van de rol die je hebt binnen LOLAS. Ook hier kan een clubsecretaris bijvoorbeeld bestanden plaatsen in de map van de club en leden kunnen hier alleen bestanden bekijken en downloaden.

 

Lions-app

Waar kan ik de Lions-app vinden?

De Lions-app is ontwikkeld voor Lionsclubs Nederland en is te vinden in de Google Playstore en de Apple iTunes winkel. Trefwoord: LionsNL

Wat kan ik met deze app?

De Lions-app is een extra service voor alle Lionsleden in Nederland. De app is gekoppeld aan de andere IT systemen van Lionsclubs Nederland en je gebruikt ook hier weer dezelfde login gegevens als in LOLAS. Na de eerste keer inloggen is het mogelijk een 4-cijferige PIN-code aan te maken om de volgende keer inloggen makkelijker te maken. In deze app kan je onder andere vinden:

  • Toegang tot de LOLAS database en dus gegevens van clubs en andere leden opzoeken
  • Toegang tot de landelijke, districts- en clubagenda
  • Toegang tot landelijk-, districts- en clubnieuws
  • Deelname opgeven voor afspraken in de clubagenda
  • Je eigen gegevens inzien en een aantal velden ook muteren
  • Toegang tot de bestanden in ownCloud.

Hoe beheer ik de clubagenda die mijn leden zien binnen de Lions-app?

De clubsecretaris en/of ICT beheerder van de club kan via de website https://app.lions.nl items aanmaken, verwijderen of aanpassen voor de club. Deze items zijn daarna zichtbaar in de Lions-app voor alle (club)leden.